有効商談化率2倍、準備時間は1/6に短縮。「今やコレタなしでは成り立たない」と語る営業改革の舞台裏

求人サイト制作から配信最適化までをサポートする採用マーケティングツール「Recruiting Cloud」などを提供する、株式会社HR Force。

同社はもともと、顧客とのやり取りが煩雑で資料の送付ミスが発生したり、顧客の検討状況が可視化されずにブラックボックス化したりといった、課題を抱えていました。

そこで、デジタルセールスルーム「コレタ for Sales（以下、コレタ）」を導入します。

結果として、顧客とのやり取りの効率化や検討状況の可視化に加え、新人メンバーの育成や教育コストの削減を実現。また、有効商談化率は17%から33%へと向上し、商談の準備時間も6分の1に短縮したと言います。

この営業改革の指揮を執った同社の事業企画部・ゼネラルマネージャーの石川徹さんは「今やコレタなしでは業務が成り立たない」と言うほど、コレタを活用する人物。そんな石川さんに、コレタ導入の背景から導入後の効果について聞きました。

未完成の資料送付が転機に。「シュッとしたツールで、シュッとした営業」を合言葉に、営業改革を進める

ーコレタ導入前の課題を教えてください。

石川さん：

現在の部署に異動し、たまたま同席した商談で、お客様との煩雑なやり取りを目にしたのが始まりでした。そのとき、担当者が誤って未完成な資料を送ってしまったんです。添付した資料の中身を見ておらず、しかもその資料は最新版よりも2つ前の古い資料。自分のローカルフォルダに保存したまま、更新していなかったんです。

メールに添付して送っているので、そもそもファイルを開いたかどうかさえ分からない。お客様が、そのファイルをダウンロードしたかどうか記録に残らない、いわば検討状況がブラックボックス化している状態でした。

そもそも私が営業活動を行うとき、メールにファイルを添付して送らないんですよ。誰が開いたか分からないので、必ずファイル共有サービスでURL化して送付し、お客様がダウンロードしたかどうかを確認するようにしていました。送る前に必ず最新版の資料かどうかを確認し、お客様がダウンロードした後、「5ページ目のこの部分が、先日お話した内容です」という、フォローの連絡を入れる習慣もありました。自分が優秀ではないという自覚があるからこそ、感覚に頼るのではなく、できるだけ仕組みに頼るようにしていたんです。

営業企画部 ソリューションコンサルティングチーム／プロダクト開発 ゼネラルマネージャー 石川 徹さん

ーまさに、ご自身が実践していたことを仕組み化するツールとしてコレタを導入したわけですね。

石川さん：

そうです。煩雑なやり取りを効率化したり、お客様の検討状況を可視化したりするためにツールの導入を検討しはじめました。

もともと、コレタのことは知っていて、ベースカラーの紫っぽい色がなかなか珍しいなという印象でした。そのときはまだ、デジタルセールスルームの導入を検討していなかったのですが、あの鮮やかな色はしっかりと記憶に残っていたんです。

その後、前述の課題に気づき、コレタの存在を思い出して問い合わせました。同時に、社内で「シュッとしたツールで、シュッとした営業をしよう」とも言いはじめるようになったんです（笑）。

ー導入の決め手は何だったのですか？

石川さん：

代表の野田さんに最初、プレゼンしていただいたとき、コレタを使った提案書の提示の仕方を見て「これだ！」と直感的に思いました。提案や情報共有の仕方が、本当に洗練されていて、まさにシュッとしていたんです。同席したメンバーの反応も良く、現場でも使えそうだと感じました。

ーコレタ以外に比較検討したツールはありましたか？

石川さん：

2、3社検討したのですが、AIを起点に開発しているかどうかが選定のポイントでした。比較した会社は、もともとある機能にAIの利便性を後付けで乗っけたような印象で、AIと連携する際にタイムラグがあるというか、歪んでいる感じがしたんです。例えると、小型船に大型船のエンジンを突っ込むような無理がある状態です。

でもコレタは、AI機能を前提として設計されており、滑らかな動作で歪みがない。拡張性も高いと感じ、今後の進化も期待できました。

また、コレタは導入検討から導入後までの伴走支援もすごくスムーズで、自社サービスで課題だと感じていた、営業からカスタマーサクセスへの接続のお手本になると思いました。「この伴走支援の仕方を僕らも学びたいから、そこに投資したい」と、稟議書にも書いたほどです。

「アナリティクス」で、閲覧状況をリアルタイム確認。顧客の信頼獲得や新人育成にも貢献

ー 改めて、コレタの利用シーンを教えてください。

石川さん：

基本的にお客様から最初のお問い合わせをいただき、契約を結び、サービスを利用するまで、すべての情報をコレタで一元管理し、フォローしています。

顧客管理システムとも連携することで、システムに情報を蓄積しながら、お客様の活動を可視化しています。

そのほか、事例やトレンド、新製品の案内などをお客様へ一括配信できる「ポータル」の活用にも力を入れようとしています。

例えば、我々は「リクルーティングクラブ」という人事担当者のための会員制コミュニティを運営しているのですが、そのポータルサイトとして活用しています。さらに、エンタープライズのお客様向けの専用ポータルも作りたい。例えば「御社専用の情報共有ポータルです」という見せ方をし、情報を集約することで、ナーチャリングの効果も大いに期待できると思っています。お客様からの質問も、チャットではなくポータル内で完結するという仕組みを作れると理想的ですね。

ー実際にコレタを導入し、「シュッとした営業」は実現できましたか？

石川さん：

はい。挙げるとたくさんあるのですが、とくに「アナリティクス」のデータはとても重宝しています。

「このPDFを開いてくれたな」など、コンテンツの閲覧状況がリアルタイムで分かるんです。何回も同じ箇所を見ていると「ああ、ここは分かりにくいんだろうな」と思ってすぐに電話し、「先ほどのコンテンツ、何か分かりにくい点はございましたでしょうか？」と聞くと、「実は、理解するために何回も見返しちゃって」という反応がある。ちょっとストーキングみたいですけど（笑）、お客様への細やかな気遣いやコミュニケーションのきっかけになるんです。

資料が閲覧されていることがデータとして可視化されると、こちらも放置できなくなるので、密なコミュニケーションにつながっていますね。

何よりもお客様がコレタに対して「いいね、このツール」と言ってくれることが多いんです。「なんでですか？」と聞くと、「安心感がある」と。

ー 「安心感」ですか？

石川さん：

過去のやり取りやお客様の言葉がきちんとコレタに記録されるので、それが安心感につながるようなんです。

もし受注に至った場合、過去の履歴をそのままカスタマーサクセスに引き継ぐようにしています。そうすることで営業からカスタマーサクセスへの接続がスムーズになるのはもちろん、「言った言わない」という無用なトラブルを避けることができ、お客様との認識の齟齬もなくなります。お客様との信頼関係構築に、コレタが貢献しているのは間違いないですね。

何よりも我々が扱うのは無形商材で、成約後にどんなスケジュールで、どのタイミングで何があるのかという「未来の見通し」がお客様にとって分かりづらいという課題がありました。それを口頭で説明すると、どうしても話し手のスキルに依存しますが、コレタに情報をメモとして残しておけばそのままお客様への説明資料になり、さらなる安心感につながるんです。

ー 営業担当者の方の育成（イネーブルメント）という観点で、効果は感じていますか？

石川さん：

それも、非常に実感しています。異動してきたばかりの営業メンバーでも、コレタを見れば過去のやり取りなど、お客様の状況を解像度高く理解できます。トップセールスが普段どうやってお客様とやり取りを行い、どんなアジェンダで商談を進めているか、テンプレートで型化できるため、「ああ、この人はこうやっているんだ」を学べるんです。

新人メンバーも、ベテランメンバーが作成したアジェンダを活用してスムーズに商談を進めることができるようになったので、教育コストの削減にもつながっていますね。

さらに、担当者間の引き継ぎでも効果を感じています。これまでの引き継ぎは、顧客管理システムに最低限の情報しかなく、「あとは感じろ」という職人気質な状況でした。でもコレタに招待されれば過去のやり取りがすべて見れるので、背景をすぐに理解できます。前の担当者のアプローチやお客様との生々しいやり取りが分かるのは本当に助かります。

顧客管理システムへの入力も必須にしていますが、全員がきちんと行うわけではありません。それに、入力時に自分の解釈が入り、情報が加工されてしまいますよね。本当は、加工された情報よりも、現場の生々しい痕跡が欲しいんです。僕自信、きれいに飾られた営業報告書って一見素晴らしい成果に見えても、きれいすぎて本音はどうなの？って思ってしまうタイプなんです（笑）。

その点コレタには、現場の温度感やお客様の言葉のニュアンスといった痕跡がそのまま残る。お客様への対応状況が解像度高く、一次情報としてそのまま残っているのもありがたいです。

コレタ導入後、有効商談化率が2倍に。商談準備も6分の1に削減

ー コレタ導入後の効果について、成約率の向上など数値面での変化はありましたか？

石川さん：

因果関係までは詳細に特定できていませんが、元々17%程度だった有効商談化率が、コレタ導入後には33%まで向上したというデータがあります。

私自身「コレタをベースに提案します」と必ずお客様に伝えており、その結果として受注率が向上しているという実感もあります。むしろ、コレタなしでは業務が成り立たない、というのが正直なところ。もはやサービス提供の基盤となっているため、なくてはならない存在です。

ー 作業工数の削減という点での効果は、どうでしょう？

石川さん：

スライド作成など、これまでは1時間以上かかっていた商談の準備が10分程度で済むようになり、作業時間が6分の1に削減されました。以前は資料を一生懸命作ってメールに添付して送っていましたが、今はコレタのルームを共有するだけ。メールで長々と説明していたような内容も、今は「ルームはこちらです」と伝えるだけなので情報伝達のスピードも上がりました。

それに、メールだと「添付ファイルをご確認ください」と書く必要があるので心理的なハードルがあります。でもコレタなら「送った資料が閲覧されなかったら、また別の資料を送ればいいじゃん」と、気軽に情報を共有できるようになり、結果としてお客様も興味を持って見てくれることが多いんです。

まるで秘密基地のような感覚で、メールをわざわざ送るほどでもないことも気軽に情報交換ができる。コミュニケーションの円滑化にもつながっていると感じています。例えると、喫煙所や飲み屋で行う何気ない会話を、デジタル空間でも実現できるイメージです。こうした何気ない会話に、人の本音というか、お客様の隠れたニーズがあることも多いですよね。

さらに、「これです」「それです」という具合に、指示語だけでスムーズに会話が進むんです。例えば共有ルームを見ながら「メモのこの段落の、上から3つ目をクリックしてください」と伝えれば、すぐに同じ場所に辿り着けます。

以前は、電話で話しながら「〇〇という件名のメールを開いていただいて、添付ファイルの3ページ目の図を見てください」といった具合に、非常に手間がかかっていましたが、コレタなら同じ情報を見ながらスムーズに会話できます。指示語が自然と多くなるので、もし会話を録音してたら「この人たちは、何を喋ってるんだ」と思うかもしれませんが（笑）。

私自身、以前なら商談中に「後で確認します」と言っていたような情報も、コレタ上で検索すればすぐに見つかるので、大幅な時間短縮になっています。しかも、コレタにはメモから資料まで、さまざまな情報をアップロードできるので「情報の一元管理」という点でも非常に優れているんです。

このように、コレタの導入によって商談スタイルが大きく変わりました。

営業のスキル格差が大きい組織ほど、コレタはおすすめ

ー「本当にお客様はコレタを見てくれるんですか？」と聞かれることも多いのですが、そういった方々にどんなアドバイスをしますか？

石川さん：

シンプルですが、「騙されたと思ってまずは一回ためしてください。ちゃんと見てくれるから」とアドバイスします。私たちの会社でも最初の2週間くらいは「本当にお客様は見てくれるんですかね？」と疑心暗鬼なメンバーもいましたが、しばらくすると「ああ、こういうものなんだ」と納得して誰も何も言わなくなりました。

ー今後、コレタに対して期待することがあれば教えてください。

石川さん：

現状でも十分満足していますが、AI機能のさらなる進化はもちろん、例えば今日入ってきたアルバイトの学生でもほとんど説明なしで商談の準備ができてしまうような、そんな機能がコレタに搭載されたら嬉しいなと思いますね。でも、そこは人間ががんばるべき部分なのかもしれないという思いもあります。ITリテラシーが高くない人でも簡単に使えるUI・UXが重要だと考えており、現状でも十分簡単だとは思いますが、どこまで簡易化されるのか期待したいですね。

また、API連携などが強化され、外部のツールからコレタに情報を送ったり、コレタの情報を活用したりできるようになると、さらに活用の幅が広がるのではないでしょうか。

ーありがとうございます！ 最後に、コレタはどのような企業におすすめできそうでしょうか？

石川さん：

お客様とのやり取りの効率化や関係強化を図りたいすべての企業が対象にはなるのですが、トップの営業パーソンとボトムの営業パーソンのスキル差が大きい組織には、特におすすめできますね。カスタマーサクセスも同様です。コレタを導入することで教育コストを大幅に削減できますし、組織全体の情報格差を是正しながら、ボトムのレベルアップを期待できると思います。

弊社でもまだまだ、トップセールスと経験の浅いメンバーの差はありますが、その差を埋めるためにもっと活用していきたいです。

※掲載内容は取材当時のものです。