日程調整メールとは、商談や打ち合わせの日程を決めるために送るビジネスメールです。結論から言えば、日程調整メールで大切なのは、候補日を3つ以上・幅を持たせて提示し、相手が選ぶだけで済む状態にすることです。候補が少なかったり、こちらの都合を一方的に伝えたりすると、往復が増えて相手の手間になり、商談の熱が冷めてしまいます。この記事では、候補日を送る・相手に聞く・承諾する・変更をお詫びする・お礼を伝える、というシーン別の日程調整メール例文を、そのまま使える形で紹介します。

この記事で分かることは次の3点です。

• シーン別の日程調整メール例文（そのまま使える）

• 日程調整メールで押さえるべきビジネスマナー

• メールの往復を減らして商談を止めないための方法

なお、日程調整の手間そのものをなくす方法は日程調整ツールとは？選び方・自動化、複数人の調整を効率化する方法は日程調整を効率化する方法で解説しています。

1. 日程調整メールの基本構成とマナー

日程調整メールは、次の要素を押さえると、相手が迷わず返信できます。

• 件名：用件が一目で分かるようにする（例：「お打ち合わせ日程のご相談｜株式会社◯◯」）

• 候補日時：3つ以上、曜日・時間帯に幅を持たせて提示する

• 所要時間：「30分ほど」など、拘束時間を明記する

• 場所・方法：オンライン（Web会議URL）か対面か、明記する

• 返信期限：「◯日までに」とやんわり示すと、返信が早まる

最大のポイントは、相手が「選ぶだけ」で済む状態にすることです。候補日を1つだけ送って「ご都合いかがでしょうか」と聞くと、合わなかったときに再度往復が発生します。最初から幅を持たせることが、結果的にお互いの手間を減らします。

2. 【シーン別】日程調整メールの例文集

そのまま使える例文を、シーン別に紹介します。自社の状況に合わせて調整してください。

例文①：自分から候補日を送る

件名：お打ち合わせ日程のご相談｜株式会社◯◯

◯◯株式会社 △△様

お世話になっております。株式会社◯◯の□□です。 先日はお時間をいただきありがとうございました。 次回のお打ち合わせにつきまして、下記の候補日時でご都合はいかがでしょうか。所要時間は30分ほどを予定しております。

・◯月◯日（月）10:00〜／14:00〜 ・◯月◯日（火）終日 ・◯月◯日（木）15:00〜

オンライン（Web会議）を予定しております。ご都合のよい日時を、◯日（金）ごろまでにお知らせいただけますと幸いです。 よろしくお願いいたします。

例文②：相手に候補日を聞く

いつもお世話になっております。株式会社◯◯の□□です。 一度お打ち合わせのお時間を頂戴できればと存じます。△△様のご都合のよい日時を、いくつか挙げていただくことは可能でしょうか。いただいた候補に合わせて調整いたします。 お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

例文③：相手の候補日に承諾・返信する

お世話になっております。株式会社◯◯の□□です。 候補日をお知らせいただきありがとうございます。それでは、下記の日時でお願いできればと存じます。

・◯月◯日（水）14:00〜14:30

Web会議のURLは追ってお送りいたします。当日はどうぞよろしくお願いいたします。

例文④：日程変更・お詫びをする

お世話になっております。株式会社◯◯の□□です。 大変恐れ入りますが、◯月◯日にお約束しておりましたお打ち合わせにつきまして、こちらの都合により日程の変更をお願いできればと存じます。ご迷惑をおかけし申し訳ございません。 改めて、下記の候補日時ではいかがでしょうか。

・◯月◯日（火）10:00〜／15:00〜 ・◯月◯日（金）終日

ご調整いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。

例文⑤：日程確定のお礼・リマインド

お世話になっております。株式会社◯◯の□□です。 ◯月◯日（水）14:00〜のお打ち合わせ、どうぞよろしくお願いいたします。当日のWeb会議URLは下記のとおりです。

（URL）

ご不明点がございましたら、お気軽にお知らせください。当日お会いできるのを楽しみにしております。

3. 日程調整メールで気をつけるマナー・注意点

例文をそのまま使う場合でも、次の点に注意すると印象が上がります。

• 候補日は3つ以上・幅を持たせる：曜日や時間帯を散らすと、相手が選びやすくなります。

• 相手優先の姿勢を示す：「ご都合に合わせます」の一言で、配慮が伝わります。

• 所要時間を明記する：拘束時間が分かると、相手も予定を入れやすくなります。

• 返信期限をやんわり添える：「◯日ごろまでに」と示すと、放置を防げます。

• 確定後は速やかにお礼とURLを送る：確定の連絡が遅いと、不安を与えます。

これらはいずれも、相手の手間と迷いを減らすという一点に集約されます。丁寧すぎる長文よりも、要点が整理された分かりやすいメールのほうが、ビジネスでは喜ばれます。商談前後のコミュニケーション全体の進め方はBtoB営業の4フェーズも参考になります。

やってしまいがちなNGな日程調整メール

逆に、次のようなメールは相手の手間を増やし、返信率を下げます。

• 候補日が1つだけ：「◯日はいかがでしょうか」だけだと、合わなければ振り出しに戻ります。

• こちらの都合を一方的に押し付ける：「弊社は午前のみ対応可能です」のような書き方は、配慮に欠ける印象を与えます。

• 所要時間・場所が書かれていない：相手が予定を確保しにくく、確認の往復が生まれます。

• 長文で要点が埋もれる：挨拶や前置きが長いと、肝心の候補日が見つけにくくなります。

いずれも「相手に考えさせている」点が共通しています。日程調整メールは、相手が3秒で候補を選べるかどうかを基準に見直すと、質が上がります。

4. メールの往復は「商談を冷ます」——往復をなくす方法

丁寧な日程調整メールを書けても、根本的な問題が残ります。それは、メールの往復そのものが、商談の熱を冷ますことです。

「候補日を送る→相手が確認して返信する→合わなければ再調整」という往復には、どうしても数日かかります。その間に、買い手の「話を聞きたい」という気持ちは薄れていきます。コレタの独自調査（BtoB購買の実態調査2026）でも、67.2%の買い手が営業電話に出ず、78.0%が「資料があれば電話なしで検討を進められる」と回答しており、買い手は自分の都合で非同期に動きたいと考えています。

この往復をなくす方法が、日程調整の自動化です。自分の空き時間を反映した予約ページのURLを1つ送れば、相手は空いている枠を選ぶだけで予約が完了し、Web会議URLの発行やカレンダー登録も自動で済みます。具体的な仕組みと選び方は日程調整ツールとは？選び方・自動化で解説しています。

特に営業では、この「予約のしやすさ」が商談化率を左右します。AI搭載のデジタルセールスルーム『コレタ for Sales』では、提案資料を見ている買い手が、そのページから離脱せずにその場で予約でき、営業は相手が予約前に何を見たかを把握したうえで商談に臨めます。→ コレタ for Sales の詳細はこちら

電話に頼らない接点づくりは電話営業とDSRの関係、予約後の商談準備は営業のヒアリングとは？聞くべき項目をご覧ください。

まとめ

• 日程調整メールは、候補日を3つ以上・幅を持たせ、相手が選ぶだけで済む状態にするのが基本

• シーン別（候補を送る／聞く／承諾／変更のお詫び／お礼）の例文を使えば、迷わず書ける

• マナーの要点は、所要時間・場所・返信期限を明記し、相手の手間を減らすこと

• ただしメールの往復自体が商談の熱を冷ますため、往復をなくす自動化も有効

日程調整メールは、丁寧さより「相手が迷わないこと」が大切です。まずは本記事の例文を土台に、自社のテンプレートを整えてみてください。そのうえで、往復が多いと感じたら日程調整ツールとは？選び方・自動化も検討してみてください。→ コレタ for Sales の詳細はこちら

よくある質問（FAQ）

Q1. 日程調整メールで候補日はいくつ送るべきですか？ A. 3つ以上を目安に、曜日や時間帯に幅を持たせて送るのがマナーです。候補が1つや2つだと、合わなかったときに再度やり取りが発生し、お互いの手間になります。「◯日終日」のように幅のある候補を混ぜると、相手が選びやすくなります。相手の都合を優先する姿勢を一言添えると、さらに印象が良くなります。

Q2. 日程調整メールの返信はどう書けばいいですか？ A. お礼を述べたうえで、確定したい日時を明記して返します。「候補日をお知らせいただきありがとうございます。それでは◯月◯日◯時でお願いします」と、日時を1つに絞って返信すると、相手が確定しやすくなります。Web会議の場合はURLを追って送る旨も添えると丁寧です。

Q3. 日程変更をお願いするメールはどう書けばいいですか？ A. まずお詫びを述べ、変更の理由を簡潔に伝え、新たな候補日を3つほど提示します。「こちらの都合により恐れ入りますが」と一言添え、相手に再調整の手間をかけることへの配慮を示します。理由を長々と書く必要はなく、要点と代替候補を明確にするのがポイントです。

Q4. 日程確定後にお礼メールは必要ですか？ A. 必須ではありませんが、確定後すぐに「よろしくお願いいたします」とWeb会議URLなどを送ると、相手に安心感を与えます。特に確定から当日まで日が空く場合は、前日にリマインドを送るとノーショー（無断キャンセル）を防げます。

Q5. 日程調整メールの往復を減らすにはどうすればいいですか？ A. 最初のメールで候補日を3つ以上・幅を持たせて提示し、所要時間・場所・返信期限まで書き切ると、往復が減ります。それでも往復が多い場合は、予約ページのURLを送るだけで相手が枠を選べる日程調整ツールを使うと、往復そのものをなくせます。詳しくは日程調整ツールの記事で解説しています。

Q6. 日程調整はメールとツールのどちらがよいですか？ A. 相手や関係性によって使い分けます。丁寧なやり取りが求められる相手にはメールが適していますが、往復が増えて商談が滞りやすい場面や、多数の見込み客と調整する場面では、ツールでの自動化が有効です。営業では、買い手が興味を持った瞬間に即予約できることが商談化率を高めるため、ツール併用が主流になりつつあります。