日程調整メールとは、商談や打ち合わせの日程を決めるために送るビジネスメールです。結論から言えば、日程調整メールで大切なのは、候補日を3つ以上・幅を持たせて提示し、相手が選ぶだけで済む状態にすることです。候補が少なかったり、こちらの都合を一方的に伝えたりすると、往復が増えて相手の手間になり、商談の熱が冷めてしまいます。

この記事では、候補日を送る・相手に聞く・承諾する・日程を変更する・お礼を伝える・催促する、というシーン別の例文を20パターン、そのままコピペして使える形で紹介します。

この記事で分かることは次の4点です。

• シーン別の日程調整メール例文20選（そのままコピペで使えます）

• 候補日の意味と、候補日の正しい示し方

• 日程変更・時間変更・お礼の返信など、書きにくい場面の言い回し

• メールの往復をなくして商談を止めないための方法

なお、日程調整の手間そのものをなくす方法は営業・ビジネス向け日程調整ツールの選び方、複数人やエクセルでの調整を効率化する方法は日程調整を効率化する方法で解説しています。

1. 候補日とは？意味と正しい示し方

日程調整メールで最もよく使われる言葉が「候補日」です。まずここを整理しておきます。

候補日の意味と読み方

候補日（こうほび）とは、打ち合わせや商談の日程として提案する、複数の日付の候補を指します。「候補日時（こうほにちじ）」と書く場合は、日付だけでなく時間帯まで含めた候補という意味になります。

ビジネスメールでは、次のような使い方をします。

• 候補日を提示する（自分から出す場合）

• 候補日を挙げる／出す（提示するとほぼ同義）

• 候補日を伺う／お聞きする（相手に出してもらう場合）

なお「候補日を上げる」は誤りで、正しくは「候補日を挙げる」です。メールで書く場合は「候補日をご提示いたします」「以下の日程でご都合はいかがでしょうか」とすると自然です。

候補日は3つ以上、幅を持たせて出す

候補日の数に決まりはありませんが、3つ以上が実務上の目安です。理由は単純で、候補が1つだと合わなかった時点で振り出しに戻り、往復が1往復増えるからです。

さらに重要なのが幅です。同じ日の午前・午後だけを3つ出しても、その日が埋まっていれば全滅します。

候補日は「相手が3秒で選べるか」が基準です。曜日、時間帯、週をそれぞれ散らすと、1回のやり取りで決まる確率が大きく上がります。

2. 日程調整メールの基本構成とマナー

日程調整メールは、次の5要素を押さえると、相手が迷わず返信できます。

• 件名：用件が一目で分かるようにする（例：お打ち合わせ日程のご相談｜株式会社◯◯）

• 候補日時：3つ以上、曜日・時間帯に幅を持たせて提示する

• 所要時間：30分ほど、など拘束時間を明記する

• 場所・方法：オンライン（Web会議URL）か対面かを明記する

• 返信期限：◯日までに、とやんわり示すと返信が早まる

最大のポイントは、相手が選ぶだけで済む状態にすることです。候補日を1つだけ送って「ご都合いかがでしょうか」と聞くと、合わなかったときに再度往復が発生します。最初から幅を持たせることが、結果的にお互いの手間を減らします。

3. 【送る側】候補日を提示・依頼する例文（8選）

そのまま使える例文を、シーン別に紹介します。◯の部分を自社の状況に合わせて差し替えてください。

例文①：自分から候補日を送る（基本形）

件名：お打ち合わせ日程のご相談｜株式会社◯◯

◯◯株式会社 ◯◯様

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

先日はお時間をいただき、ありがとうございました。 改めてお打ち合わせのお時間を頂戴できればと存じます。

下記の候補日時でご都合はいかがでしょうか。所要時間は30分ほどを予定しております。

・◯月◯日（火）10:00〜／15:00〜 ・◯月◯日（木）13:00〜／16:00〜 ・◯月◯日（月）終日

オンライン（Web会議）を想定しておりますが、ご希望があればお知らせください。 ◯月◯日ごろまでにご返信いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

例文②：相手に候補日を聞く

件名：お打ち合わせ日程のご相談｜株式会社◯◯

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

◯◯の件でお打ち合わせのお時間を頂戴できればと存じます。 差し支えなければ、◯月◯週から◯月◯週のあいだで、ご都合のよい候補日を2〜3つほどお知らせいただけますでしょうか。

所要時間は30分ほど、オンラインを想定しております。 ご多用のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

相手に候補日を出してもらう場合は、期間を区切るのがコツです。「いつでも大丈夫です」と伝えると、かえって相手が考える手間が増えます。

例文③：都合のいい日を聞く（社内・近しい相手向け）

◯◯さん

お疲れさまです。◯◯の件で30分ほどお時間をいただきたいのですが、 来週で都合のいい日と時間帯を教えていただけますか。

私は火・木の午後が空いていることが多いです。 よろしくお願いします。

自分の空いている傾向を先に伝えると、相手が探す範囲が狭まり、返信が早くなります。

例文④：提示した候補が合わなかったときの再提案

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

ご連絡ありがとうございます。日程が合わず申し訳ございません。 改めて、下記の候補日時でご都合はいかがでしょうか。

・◯月◯日（水）10:00〜／14:00〜 ・◯月◯日（金）11:00〜／16:00〜 ・◯月◯日（火）終日

上記以外でもご都合のよい日時がございましたら、遠慮なくお知らせください。 よろしくお願いいたします。

例文⑤：複数人・社内メンバーを含む調整

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

◯◯の件、弊社より◯名（営業担当◯◯・技術担当◯◯）が同席させていただければと存じます。

下記の候補日時でご都合はいかがでしょうか。 参加者全員の予定を確認のうえ、確定いたします。

・◯月◯日（火）10:00〜／15:00〜 ・◯月◯日（木）終日

貴社からもご参加される方がいらっしゃいましたら、あわせてお知らせください。 よろしくお願いいたします。

参加者が増えるほど調整は難航します。全員の完全一致を待つのではなく、決裁者やキーパーソンの予定を軸に絞るのが現実的です。誰を巻き込むべきかの考え方は決裁者・キーパーソンへのアプローチで解説しています。

例文⑥：日程確定の連絡

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

ご調整いただきありがとうございます。 それでは、下記の日時でお願いいたします。

日時：◯月◯日（火）14:00〜14:30 方法：オンライン（下記URLよりご参加ください） URL：https://◯◯◯

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

確定の連絡はできるだけ早く送ってください。確定が遅いと、相手は予定を空けたまま待つことになり、不安を与えます。

例文⑦：前日のリマインド

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

明日のお打ち合わせについて、念のためご連絡いたします。

日時：◯月◯日（火）14:00〜14:30 URL：https://◯◯◯

事前に◯◯の資料をお送りしております。お目通しいただけますと、当日の議論がスムーズです。 よろしくお願いいたします。

例文⑧：返信がないときの催促

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

先日お送りした日程のご相談について、その後いかがでしょうか。 行き違いでしたら申し訳ございません。

ご多用かと存じますので、改めて候補日を広げてお送りいたします。

・◯月◯日（水）終日 ・◯月◯日（金）午後 ・◯月◯週 ／ ◯月◯週（終日調整可能です）

ご都合のよいタイミングでお知らせいただけますと幸いです。

催促は「返信をください」と書くと角が立ちます。行き違いでしたら、と前置きし、候補を広げて再提示すると、相手が動きやすくなります。

4. 【返す側】承諾・返信の例文（6選）

日程調整メールは、送るときより返すときのほうが迷いやすいものです。

例文⑨：提示された候補日に承諾して返信する

◯◯株式会社 ◯◯様

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

ご連絡いただきありがとうございます。 それでは、◯月◯日（木）13:00〜でお願いできますと幸いです。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

返信で最も大切なのは、選んだ日時を明記することです。「その日程で大丈夫です」だけだと、複数候補のどれを指すのか相手が確認する必要が生まれます。

例文⑩：「候補日をいくつか教えてください」と言われたときの返信

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

ご連絡ありがとうございます。 弊社の候補日時は下記の通りです。

・◯月◯日（火）10:00〜12:00 ・◯月◯日（木）14:00〜17:00 ・◯月◯日（金）終日

ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。 よろしくお願いいたします。

自分が候補を出す側になったときも、3つ以上・幅を持たせるという原則は同じです。

例文⑪：「ご都合いかがでしょうか」に返信する

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

ご連絡ありがとうございます。 いただいた候補のうち、◯月◯日（水）14:00〜であれば対応可能です。

よろしくお願いいたします。

例文⑫：提示された候補がすべて合わないとき

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

ご連絡ありがとうございます。 あいにく、いただいた日程はいずれも先約がございまして、誠に申し訳ございません。

代わりに、下記の日時であれば調整可能です。

・◯月◯日（月）10:00〜／15:00〜 ・◯月◯日（水）終日

ご確認いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。

断るだけで終えず、必ず代案を添えるのが原則です。代案がないと、相手が再度候補を考える手間を負うことになります。

例文⑬：日程調整のお礼を伝える

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

このたびは日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。 ◯月◯日（火）14:00〜、どうぞよろしくお願いいたします。

当日は◯◯についてご説明できればと存じます。

例文⑭：「ご調整いただきありがとうございます」への返信

相手からお礼を言われたとき、そのまま終えてよいのか迷う場面です。短く受け、次の一歩を添えるのが自然です。

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

こちらこそ、ご丁寧にありがとうございます。 それでは◯月◯日（火）14:00〜、よろしくお願いいたします。

当日までに◯◯の資料をお送りいたしますので、お目通しいただけますと幸いです。

なお「ご調整いただきありがとうございます」は、相手が予定を動かしてくれたときに使う表現です。単に日程を決めただけなら「ご連絡ありがとうございます」「日程をお知らせいただきありがとうございます」のほうが自然になります。言い換えとしては次のような表現もあります。

• お忙しいところ日程をご調整いただき、恐縮です

• ご都合を合わせていただき、ありがとうございます

• 柔軟にご対応いただき、感謝申し上げます

5. 【変更・お詫び】日程変更・時間変更の例文（6選）

一度決めた予定を動かすのは、最も気を使う場面です。理由・お詫び・代案の3点セットが基本形になります。

例文⑮：自分の都合で日程変更をお願いする

件名：【日程変更のお願い】◯月◯日のお打ち合わせについて

◯◯株式会社 ◯◯様

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

◯月◯日（火）14:00〜にお約束しておりましたお打ち合わせについて、 急遽、社内で対応が必要な案件が発生し、日程を変更させていただけないでしょうか。 直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。

代わりに、下記の日時であればご対応可能です。

・◯月◯日（木）10:00〜／15:00〜 ・◯月◯日（金）終日

ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。 ご迷惑をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。

変更理由は簡潔に書くのがコツです。詳しく書きすぎると言い訳に見えます。一方、理由をまったく書かないのも不誠実な印象になるため、一文で添えるのが最もバランスが取れます。

例文⑯：時間だけを変更してもらう

日付はそのままで、開始時刻だけをずらしたい場合です。

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

◯月◯日（火）のお打ち合わせについて、恐れ入りますが、 開始時刻を14:00から16:00に変更させていただくことは可能でしょうか。

直前のご相談となり申し訳ございません。 難しいようでしたら、日程ごと調整し直しますので、遠慮なくお知らせください。

よろしくお願いいたします。

例文⑰：当日・直前のリスケをお願いする

件名：【本日のお打ち合わせ】日程変更のお願い

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

本日◯時からお約束しておりましたお打ち合わせですが、 やむを得ない事情により、日程を改めさせていただきたくご連絡いたしました。 直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。

改めて下記の日時でご調整をお願いできませんでしょうか。

・◯月◯日（水）終日 ・◯月◯日（木）午後

取り急ぎ、お詫びとご連絡まで申し上げます。

当日のリスケは、まずお詫びと連絡を先に送ることが最優先です。候補日を揃えてから連絡しようとして遅れるより、先に一報を入れてください。

例文⑱：相手からの日程変更依頼に承諾する

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

ご連絡いただきありがとうございます。日程の件、承知いたしました。 お気になさらないでください。

いただいた候補のうち、◯月◯日（木）15:00〜でお願いできますと幸いです。

引き続きよろしくお願いいたします。

相手が恐縮しているときこそ、お気になさらないでくださいの一言が効きます。

例文⑲：日程を変更してもらったお礼

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

このたびは急なお願いにもかかわらず、日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。 ◯月◯日（木）15:00〜、改めてよろしくお願いいたします。

当日は貴重なお時間を有効に使えるよう、準備してまいります。

例文⑳：二度目の日程変更をお詫びする

お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。

度重なるご連絡となり、大変申し訳ございません。 ◯月◯日にご調整いただいたお打ち合わせについて、再度日程を変更させていただきたくご連絡いたしました。

こちらの都合で二度もお手数をおかけすることとなり、心よりお詫び申し上げます。

つきましては、下記のいずれかでご都合のよい日時がございましたら、お知らせいただけますでしょうか。

・◯月◯週 全日程 調整可能です ・◯月◯週 全日程 調整可能です

今後このようなことがないよう、十分に注意いたします。

二度目の変更は、候補を週単位で広く出すのが誠意の示し方になります。こちらの都合で動かす以上、相手に選択の自由を最大限渡してください。

6. 日程調整メールで気をつけるマナー・注意点

例文をそのまま使う場合でも、次の点に注意すると印象が上がります。

• 候補日は3つ以上・幅を持たせる：曜日や時間帯を散らすと、相手が選びやすくなります

• 相手優先の姿勢を示す：ご都合に合わせます、の一言で配慮が伝わります

• 所要時間を明記する：拘束時間が分かると、相手も予定を入れやすくなります

• 返信期限をやんわり添える：◯日ごろまでに、と示すと放置を防げます

• 確定後は速やかにお礼とURLを送る：確定の連絡が遅いと、不安を与えます

これらはいずれも、相手の手間と迷いを減らすという一点に集約されます。丁寧すぎる長文よりも、要点が整理された分かりやすいメールのほうが、ビジネスでは喜ばれます。商談前後のコミュニケーション全体の進め方はBtoB営業の4フェーズも参考になります。

やってしまいがちなNGな日程調整メール

逆に、次のようなメールは相手の手間を増やし、返信率を下げます。

• 候補日が1つだけ：◯日はいかがでしょうか、だけだと、合わなければ振り出しに戻ります

• こちらの都合を一方的に押し付ける：弊社は午前のみ対応可能です、のような書き方は配慮に欠ける印象を与えます

• 所要時間・場所が書かれていない：相手が予定を確保しにくく、確認の往復が生まれます

• 長文で要点が埋もれる：挨拶や前置きが長いと、肝心の候補日が見つけにくくなります

いずれも相手に考えさせている点が共通しています。日程調整メールは、相手が3秒で候補を選べるかどうかを基準に見直すと、質が上がります。

7. メールの往復は「商談を冷ます」——往復をなくす方法

丁寧な日程調整メールを書けても、根本的な問題が残ります。それは、メールの往復そのものが、商談の熱を冷ますことです。

候補日を送る → 相手が確認して返信する → 合わなければ再調整。この往復には、どうしても数日かかります。その間に、買い手の「話を聞きたい」という気持ちは薄れていきます。

コレタの独自調査（n=250）でも、67.2%の買い手が営業電話に出ず、78.0%が「資料があれば電話なしで検討を進められる」と回答しており、買い手は自分の都合で非同期に動きたいと考えています。詳しくはBtoB購買の実態と営業戦略2026をご覧ください。

この往復をなくす方法が、日程調整の自動化です。自分の空き時間を反映した予約ページのURLを1つ送れば、相手は空いている枠を選ぶだけで予約が完了し、Web会議URLの発行やカレンダー登録も自動で済みます。

ビジネス・営業での具体的な選び方は営業・ビジネス向け日程調整ツールの選び方で解説しています。個別のツールについてはTimeRexの機能と評判、Spirの機能と評判、eeasyの機能と評判、調整さんはビジネスで使えるかをそれぞれまとめています。

そして営業では、この一歩先が成果を分けます。買い手が提案資料を見て「詳しく聞きたい」と思ったその画面から、離脱せずにそのまま予約できると、往復のロスがゼロになるだけでなく、熱量が高いまま商談化します。

こんな企業に向いています——日程調整の往復で数日を失っている、資料を送ったあとの反応が分からない、商談化率を上げたい。AI搭載のデジタルセールスルーム『コレタ for Sales』では、買い手が資料を見た流れでその場で予約でき、営業は相手が予約前に何を見たかを把握したうえで商談に臨めます。→ コレタ for Sales の詳細はこちら

予約前の資料閲覧を可視化する仕組みは資料トラッキングとは？仕組みと選び方、電話に頼らない接点づくりは電話営業とDSRの関係、仕組み全体はデジタルセールスルーム（DSR）とは？主要ツール比較・選び方をご覧ください。

まとめ

• 日程調整メールの基本は、候補日を3つ以上・幅を持たせ、相手が選ぶだけで済む状態にすることです

• 候補日（こうほび）とは、打ち合わせの日程として提案する複数の日付の候補を指します。「候補日を上げる」は誤りで、正しくは「候補日を挙げる」です

• 返信するときは、選んだ日時を明記することが最も大切です

• 日程変更をお願いするときは、理由・お詫び・代案の3点セットが基本形になります

• マナーの要点は、所要時間・場所・返信期限を明記し、相手の手間を減らすことです

• ただしメールの往復自体が商談の熱を冷ますため、往復をなくす自動化も有効です

日程調整メールは、丁寧さより相手が迷わないことが大切です。まずは本記事の例文を土台に、自社のテンプレートを整えてみてください。

そのうえで、往復が多いと感じたら自動化を検討する価値があります。こんな企業に向いています——1件のアポ設定に3往復以上かかっている、調整中に温度が下がって流れた案件がある、営業が調整業務に時間を取られている。→ コレタ for Sales の詳細はこちら

よくある質問（FAQ）

Q1. 候補日とは何ですか？読み方も教えてください。 A. 候補日（こうほび）とは、打ち合わせや商談の日程として提案する複数の日付の候補を指します。時間帯まで含める場合は「候補日時（こうほにちじ）」と書きます。ビジネスメールでは「候補日をご提示いたします」「以下の日程でご都合はいかがでしょうか」という形で使います。なお「候補日を上げる」は誤りで、正しくは「候補日を挙げる」です。

Q2. 候補日はいくつ出すのが適切ですか？ A. 3つ以上が目安です。候補が1つだと合わなかった時点で振り出しに戻り、往復が1回増えます。数だけでなく幅も重要で、同じ日の午前・午後を3つ出してもその日が埋まっていれば全滅します。曜日・時間帯・週をそれぞれ散らして提示すると、1回のやり取りで決まる確率が大きく上がります。

Q3. 日程調整メールに返信するとき、何を書けばよいですか？ A. 最も大切なのは、選んだ日時を明記することです。「その日程で大丈夫です」だけだと、複数候補のどれを指すのか相手が確認する必要が生まれます。「◯月◯日（木）13:00〜でお願いできますと幸いです」のように、日付・曜日・時刻をそのまま書いてください。すべての候補が合わない場合は、断るだけで終えず必ず代案を添えます。

Q4. 日程変更をお願いするメールは、どう書けばよいですか？ A. 理由・お詫び・代案の3点セットが基本形です。理由は一文で簡潔に書きます。詳しく書きすぎると言い訳に見え、まったく書かないと不誠実な印象になるためです。そのうえで新しい候補日を3つ以上提示します。当日や直前のリスケの場合は、候補日を揃えてから連絡しようとして遅れるより、先にお詫びと一報を入れることを優先してください。

Q5. 「ご調整いただきありがとうございます」にはどう返信すればよいですか？ A. 短く受けて、次の一歩を添えるのが自然です。「こちらこそ、ご丁寧にありがとうございます。それでは◯月◯日（火）14:00〜、よろしくお願いいたします」のように返し、当日までに送る資料などがあれば一文添えます。なおこの表現は相手が予定を動かしてくれたときに使うもので、単に日程が決まっただけなら「ご連絡ありがとうございます」のほうが自然です。

Q6. 日付は変えずに時間だけ変更してもらうことはできますか？ A. できます。その場合は「開始時刻を14:00から16:00に変更させていただくことは可能でしょうか」と、変更前と変更後の時刻を両方明記します。あわせて「難しいようでしたら日程ごと調整し直します」と添えると、相手が断りやすくなり、かえって調整が早く進みます。

Q7. 返信がないとき、催促のメールはどう送ればよいですか？ A. 「返信をください」と書くと角が立つため、「行き違いでしたら申し訳ございません」と前置きしたうえで、候補日を広げて再提示するのが効果的です。相手は返信していないこと自体に負い目を感じている場合が多く、選びやすい選択肢を出し直すほうが動いてもらえます。終日や週単位で候補を示すのも有効です。

Q8. 日程調整メールの往復を減らす方法はありますか？ A. 最初のメールで候補日を3つ以上・幅を持たせて出すことが基本です。往復の回数は最初の候補数に反比例します。そのうえで往復が常態化している場合は、日程調整ツールでの自動化が根本的な解決になります。自分の空き時間を反映した予約ページのURLを送れば、相手が枠を選ぶだけで予約が確定し、Web会議URLの発行まで自動で完了します。

最終更新: 2026年9月 ｜ 執筆: 佐藤 啓介 ｜ デジタルセールスナビ